Quand un progiciel standard est-il le meilleur choix ?
Pour de nombreux processus, il existe déjà d'excellents logiciels. Comptabilité, gestion des salaires, e-mail, agenda ou CRM simple : d'innombrables entreprises y ont les mêmes besoins, et les progiciels qui y répondent sont matures, abordables et bien entretenus. Réinventer la roue n'a guère de sens dans ces cas-là.
Un progiciel standard est généralement le meilleur choix si :
- votre processus ressemble à celui de la plupart des entreprises de votre secteur, et ne vous distingue pas ;
- le progiciel couvre l'essentiel de vos besoins sans que vous deviez tordre votre façon de travailler ;
- vous voulez démarrer vite et n'avez pas le temps pour un parcours de conception et de développement ;
- les règles légales changent souvent et le fournisseur les suit pour vous, comme pour la comptabilité ou les salaires.
Dans ces cas, la licence rémunère le travail que le fournisseur a déjà réalisé et la maintenance qu'il continue d'assurer. C'est souvent une bonne affaire.
Quand un logiciel sur mesure est-il rentable ?
Le sur mesure est rentable quand le progiciel ne correspond plus à votre entreprise, et que cela commence à vous coûter de l'argent ou des clients. Quelques signaux permettent généralement de le reconnaître.
- Votre processus est votre avantage. Votre façon de planifier, de remettre une offre ou de suivre vos clients est précisément ce qui vous rend meilleur que vos concurrents. Un progiciel vous oblige à travailler comme tout le monde.
- Votre équipe travaille autour du progiciel. Des tableurs existent à côté du système, des données sont encodées deux fois, et quelques personnes savent comment contourner ses limites.
- Vous payez des licences par utilisateur pour des personnes qui n'en utilisent qu'une petite partie. Si vous grandissez, ce coût augmente chaque année.
- Vos systèmes ne communiquent pas entre eux. Le progiciel n'a pas de bonne intégration avec votre comptabilité, votre boutique en ligne ou votre planning, alors on retape les données.
Si vous reconnaissez plusieurs de ces signaux, il vaut la peine d'envisager un logiciel sur mesure : une application construite autour du fonctionnement de votre entreprise, et pas l'inverse.
La voie du milieu : un progiciel avec des intégrations, ou du sur mesure autour d'un progiciel
Le choix est rarement tout noir ou tout blanc. Dans la pratique, beaucoup d'entreprises optent pour une combinaison, et c'est souvent la solution la plus sensée.
- Un progiciel avec des intégrations : vous gardez votre logiciel comptable ou votre ERP, mais vous le faites échanger automatiquement des données avec votre boutique en ligne, votre planning ou votre CRM grâce à des intégrations. Fini la ressaisie, sans rien devoir remplacer.
- Du sur mesure autour d'un progiciel : le progiciel reste la base pour tout ce qui est standard, et un petit développement sur mesure couvre ce qui rend votre entreprise unique, par exemple un portail client ou un outil de planification qui utilise les données du progiciel.
Vous ne payez ainsi du sur mesure que là où il fait vraiment la différence, et vous profitez pour le reste de ce qu'un progiciel fait bien. Autre avantage : vous pouvez commencer petit et décider plus tard d'aller plus loin.
Combien cela coûte-t-il sur cinq ans ?
Les progiciels paraissent souvent moins chers parce que le coût d'entrée est faible. Le sur mesure paraît plus cher parce que l'investissement se fait au départ. Pour comparer honnêtement, il faut regarder le coût total sur plusieurs années. Voici les facteurs qui entrent en ligne de compte :
- Licences : combien d'utilisateurs avez-vous aujourd'hui, combien dans cinq ans, et comment évoluent les prix du fournisseur ?
- Adaptations et modules : que devez-vous acheter en plus ou faire adapter pour rendre le progiciel utilisable ?
- Travail caché : combien de temps votre équipe perd-elle en contournements, en doubles encodages et en corrections d'erreurs ?
- Développement et maintenance : avec le sur mesure, vous payez le développement une seule fois, puis une maintenance pour l'hébergement, les mises à jour et les développements ultérieurs.
- Dépendance : pouvez-vous quitter le fournisseur, et emportez-vous alors vos données ? Avec du sur mesure, le code doit vous appartenir.
Mettez ces facteurs côte à côte pour les deux options, pour aujourd'hui et pour la situation que vous prévoyez dans cinq ans. La différence s'avère souvent autre que ce que laisse penser le premier prix, dans un sens comme dans l'autre. Un progiciel bon marché aujourd'hui peut devenir coûteux si vous grandissez. Un développement sur mesure qui paraît cher au départ peut se rentabiliser grâce aux heures que votre équipe ne perd plus. Il n'y a pas de réponse universelle, seulement la réponse qui vaut pour votre entreprise.
Les facteurs qui déterminent le coût de développement d'un logiciel sur mesure sont expliqués dans notre article sur le coût d'un logiciel sur mesure. Chez nous, le code vous appartient toujours, et vous connaissez à l'avance le prix de chaque module.
Une courte checklist pour choisir
Répondez honnêtement à ces questions. Plus vous répondez oui, plus le sur mesure se justifie.
- Votre entreprise se distingue-t-elle par sa façon de travailler ?
- Votre équipe utilise-t-elle des tableurs ou des contournements à côté du progiciel actuel ?
- Vos coûts de licence augmentent-ils avec chaque nouveau collaborateur ou client ?
- Des données doivent-elles être ressaisies d'un système à l'autre ?
- Avez-vous besoin de fonctionnalités qu'aucun progiciel ne propose correctement ?
- Voulez-vous être pleinement propriétaire de votre logiciel et de vos données ?
Si vous répondez non partout, un bon progiciel est probablement le meilleur choix. Si vous vous situez entre les deux, regardez d'abord du côté de la voie du milieu.
Vous hésitez ? Réfléchissons-y ensemble
Vous n'êtes pas obligé de faire ce choix seul. Lors d'un premier entretien gratuit, nous examinons comment vous travaillez aujourd'hui et ce que votre progiciel fait ou ne fait pas. Parfois, nous conseillons une intégration, parfois du sur mesure, parfois simplement un autre progiciel. Parlons-en. Vous ne décidez qu'au moment où vous savez exactement ce que vous recevez et ce que cela coûte.